Preventivi

Il preventivo è l'accordo scritto prima di mettere le mani sulla bici: queste lavorazioni, questi ricambi, questo totale. Serve quando l'intervento non è banale, quando il cliente vuole pensarci, o quando vuoi mettere un paletto a quanto si spende.

È anche la prima cosa che si fa su CrankPal, ed è pensata per essere fattibile a mani vuote: si scrive senza cliente e senza aver compilato la scheda officina. I dati mancanti te li chiediamo dopo, nel momento in cui servono davvero. Se sei al primo giorno, il percorso completo è in I primi 15 minuti.

Ogni preventivo ha un numero (P-0001, P-0002, …) e uno stato. La pagina li elenca tutti, con i filtri in cima: Tutti, Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato, Convertito, più un filtro senza cliente per ritrovare le bozze aperte al volo e la coppia Attivi / Archiviati, che tiene fuori dall'elenco quotidiano i documenti già messi via (come si archivia). Cliccando una riga si apre il dettaglio delle voci senza cambiare pagina.

Quando conviene fare un preventivo#

Non tutti gli interventi passano da un preventivo: per un tagliando su appuntamento si apre direttamente un ordine di lavoro.

Il preventivo vale la pena quando:

• il cliente deve decidere se fa riparare o cambia la bici;
• l'importo è alto abbastanza da meritare un "sì" scritto;
• vuoi che le lavorazioni aggiunte dopo richiedano una sua approvazione esplicita. È l'effetto collaterale più utile: un ordine nato da preventivo tratta ogni riga successiva come un extra da approvare.

Creare il preventivo#

Il pulsante Nuovo preventivo apre l'editor.

1. Scegli il cliente e la bici, o vai avanti senza

   Il cliente resta il primo campo, ed è la scelta consigliata: scelto quello, l'elenco delle bici si riempie con le sue. Ma non è obbligatorio — accanto c'è Continua senza cliente, e il preventivo nasce lo stesso. Cosa cambia è spiegato nella prossima sezione.

   Se quella bici (o, senza bici, quel cliente) ha già un ordine di lavoro aperto, sotto i campi compare l'avviso C'è già un ordine aperto, con l'ordine. Se il lavoro è per la stessa visita, crea pure il preventivo: alla conversione potrai aggiungere le sue righe a quell'ordine invece di aprirne un altro (vedi Convertirlo in ordine di lavoro).

2. Imposta la validità

   Il campo Valido fino al è la data oltre la quale il preventivo non vale più. È facoltativo, ma è quello che ti evita la telefonata "il prezzo di sei mesi fa".

3. Aggiungi le righe

   Ogni riga è un Intervento o un Ricambio. Sugli interventi il campo suggerisce le voci del tuo listino interventi e, scegliendone una, compila il prezzo da sola. Sui ricambi il campo cerca nel magazzino per nome o codice e mostra giacenza e prezzo.

   Se scrivi a mano un intervento che nel listino non c'è, il campo cerca le voci che gli somigliano (anche con parole diverse: «sost. catena» trova «Cambio catena») e, lasciato il campo, sotto la riga ti propone quella più vicina. Il preventivo si salva solo con voci del listino: al salvataggio, per ogni intervento scritto a mano scegli se usare una voce simile, preventivare il tempo con «Manodopera 1 h» o «Manodopera 1/2 h» (la descrizione finisce nelle note per il cliente) oppure, se hai il permesso di modificare il listino, creare una voce nuova, di cui ti chiede la durata. Il prezzo che hai scritto sulla riga resta quello.

   Se il pezzo a magazzino non c'è (o non è quello giusto per questo cliente), sotto ai tuoi articoli la tendina mostra i ricambi del catalogo universale trattati dai distributori che operano nel tuo paese: li scegli e la riga nasce con marca, nome e prezzo di listino, etichettato con la sua provenienza. Prezzi e disponibilità restano da verificare col distributore prima di confermare al cliente: il catalogo dice che il distributore tratta l'articolo, non che ce l'abbia oggi a scaffale.

   Se non è da nessuna parte, Censisci questo ricambio lo registra una volta e da lì in poi lo ritrovi cercandolo — e con marca e codice si unisce a quello che hanno censito le altre officine. Se il codice col cliente davanti non l'hai, Non lo so ancora: tienilo così mette la riga nel preventivo senza perdere il pezzo. Con il modulo Magazzino il censimento chiede anche che fine fa il ricambio — ce l'hai, o va ordinato — e da lì il pezzo entra nella lista Da ordinare.

   Se il pezzo lo porta il cliente, spunta Fornito dal cliente sulla riga ricambio: la descrizione diventa libera (non si cerca a magazzino) e il prezzo si blocca a zero — si preventiva la sola manodopera. Dichiararlo già qui conviene: quando il preventivo diventa ordine il pezzo è già noto, quindi al check-in parte da sola la liberatoria ricambi forniti dal cliente. Se invece la riga la aggiungi a lavorazione iniziata, il check-in è già stato firmato e la liberatoria va raccolta a parte.

   Sotto ogni riga, Nota per il cliente apre un campo per scrivere il perché di quella voce: «la catena salta sui pignoni consumati, vanno cambiati insieme». Il cliente la legge sotto la riga, nell'area clienti, nell'app e sul PDF del preventivo, e quando il preventivo diventa un ordine di lavoro la nota passa alla riga dell'ordine. In fattura e sullo scontrino non finisce.

4. Applica uno sconto, se serve

   Lo sconto è sull'intero preventivo: in percentuale o a importo fisso.

5. Scrivi le note

   Le note per il cliente finiscono sul preventivo e nella sua app. Le note interne restano all'officina: il cliente non le vede mai, servono a te e ai colleghi ("ricambio da ordinare", "raggi non originali").

Il pulsante 👁 accanto alle righe mostra o nasconde il costo d'acquisto e il margine dei ricambi. È un interruttore unico per tutto il gestionale: tienilo spento quando lo schermo è girato verso il cliente.

Le lavorazioni che il campo ti propone vengono dal listino interventi, che l'officina trova già preimpostato con i lavori più comuni. Nomi, prezzi e durate sono un punto di partenza: personalizzarli una volta fa risparmiare tempo su ogni preventivo successivo.

Prezzi IVA esclusa per i clienti con partita IVA#

Ai privati i prezzi sono sempre IVA inclusa: il numero sulla riga è quello che pagano. Con un cliente che ha la partita IVA puoi lavorare come si usa fra aziende: le righe sono l'imponibile e l'IVA si aggiunge sopra.

Quando il cliente ha una partita IVA, sopra le righe compare la casella Prezzi IVA esclusa. Parte spuntata o no secondo l'impostazione Prezzi ai clienti con partita IVA dei dati fiscali dell'officina, e finché il preventivo è in bozza la cambi quando vuoi: i prezzi già scritti si riscrivono da soli, togliendo o rimettendo l'IVA della loro aliquota.

Con la casella spuntata:

• le voci del listino interventi, del magazzino e del catalogo universale si propongono già senza IVA: il listino resta quello al pubblico e l'IVA la toglie CrankPal;
• lo sconto sul totale vale sull'imponibile;
• il riepilogo mostra il totale delle righe, lo sconto, l'imponibile, l'IVA e il totale da pagare, IVA inclusa;
• il PDF porta la dicitura Prezzi IVA esclusa e, in fondo, imponibile, IVA e totale IVA inclusa.

Il cliente vede sempre il totale IVA inclusa, perché è quello che paga: nell'area clienti il preventivo si legge com'è, con imponibile e IVA, e nell'app del ciclista con i prezzi IVA inclusa. Se l'officina non addebita l'IVA, per esempio in regime forfettario, la casella non c'è.

Il preventivo senza cliente#

Un preventivo senza cliente è a tutti gli effetti un preventivo: ha numero, righe, sconto, note e totale, e in elenco compare con l'etichetta senza cliente. Serve nei due casi in cui il nome non ce l'hai ancora: il primo giorno, quando l'anagrafica è vuota, e al banco, quando qualcuno chiede "quanto mi costa" prima di dirti come si chiama.

Finché il cliente manca, però, tre cose il gestionale non te le fa fare — e te lo dice già alla creazione, non quando premi il pulsante:

• inviarlo, e quindi farlo accettare dall'area clienti, anche con firma;
• stamparlo;
• convertirlo in ordine di lavoro.

Ne saltano anche due che succedono da sole: il promemoria automatico al cliente che non risponde, e lo storico del preventivo nella sua scheda.

Non è un vicolo cieco. Nel dettaglio di un preventivo senza cliente c'è il pulsante Associa cliente, che lo aggancia a un cliente esistente o ne crea uno sul momento — e da quel momento il preventivo è un preventivo come gli altri. In alternativa il cliente te lo chiediamo noi, al primo gesto che lo richiede: vedi qui sotto.

Inviarlo, stamparlo e seguirlo#

Un preventivo appena creato è in Bozza: esiste solo per te.

Invia al cliente lo porta in Inviato e lo fa comparire nell'app del cliente, con una notifica.

Stampa produce invece il PDF da consegnare al banco o da allegare a un'email tua: stesse righe, stesso totale, con l'intestazione della tua officina in cima. Se il cliente ha una ragione sociale e una partita IVA, il preventivo è intestato all'azienda, con la persona fra parentesi e la partita IVA accanto.

Una volta inviato, ci sono due strade:

• decide il cliente, accettando o rifiutando dalla sua area clienti: la firma di accettazione resta registrata sul preventivo;
• decidi tu, con i pulsanti Accettato / Rifiutato, quando il sì è arrivato a voce, per telefono o al banco. In questo caso restano registrati il tuo nome e il momento della decisione.

In entrambi i casi, aprendo il preventivo leggi chi ha deciso e quando.

Se il cliente non risponde, CrankPal manda un promemoria: quando la validità sta per scadere, o dopo tre giorni dall'invio se non hai messo una data di scadenza. Arriva come notifica nell'app se il cliente la usa con le notifiche attive, altrimenti per email. L'email riporta numero, data e totale del preventivo e ha il pulsante Apri il preventivo, che porta il cliente direttamente su quel preventivo nella sua area clienti — se la sessione è scaduta gli viene chiesto l'accesso e il preventivo si apre subito dopo. Il promemoria automatico parte una volta sola per preventivo e non serve fare nulla. Se vuoi sollecitare tu, nel dettaglio di un preventivo Inviato c'è Invia ora un promemoria: lo stesso messaggio, che puoi ripetere a distanza di almeno un giorno dall'ultimo promemoria. Per un messaggio scritto da te c'è la inbox.

Convertirlo in ordine di lavoro#

Il pulsante Converti in ordine c'è su tutte le bozze, non solo sui preventivi accettati: al banco il sì arriva quasi sempre a voce, e obbligare a passare dall'accettazione digitale sarebbe una finzione. Cliccandolo:

1. nasce un nuovo ordine di lavoro per quel cliente e quella bici;
2. tutte le righe del preventivo vengono copiate dentro, con quantità, prezzi ed eventuale sconto, e l'ordine prende la stessa base dei prezzi, IVA inclusa o esclusa;
3. il preventivo passa a Convertito e resta collegato all'ordine;
4. il gestionale ti porta direttamente sull'ordine appena creato.

Su un preventivo non accettato la conversione chiede prima una conferma: convertendolo salti l'accettazione digitale e l'eventuale firma del cliente. Se il sì l'hai avuto davvero, confermi e vai avanti.

Anche la conversione ha bisogno del cliente: se il preventivo è senza, si apre la stessa finestra guidata dell'invio. Il motivo è che l'ordine eredita il destinatario del preventivo. Se invece vuoi lavorare del tutto senza cliente, non convertire: apri l'ordine direttamente, come spiegato in Ordini di lavoro.

Se il cliente ha già un ordine aperto per quella bici — è il caso del preventivo accettato a lavoro in corso — la conversione prima ti chiede dove vanno le righe: Aggiungi a questo ordine oppure Crea un nuovo ordine. Se il preventivo nomina una bici, ti propone solo gli ordini di quella bici, così le righe non finiscono sulla bici sbagliata; senza bici, gli ordini del cliente. Vanno bene gli ordini aperti, in corso e in attesa ricambi, e anche uno chiuso se la bici è ancora in officina e il conto non è saldato: con le voci nuove torna In corso. Un ordine con un documento fiscale emesso compare, ma non si può scegliere.

Prima di confermare vedi il totale che l'ordine avrà dopo. Le voci entrano già approvate, perché il cliente le ha accettate sul preventivo; lo sconto sul totale del preventivo passa sulle sue voci, e se l'ordine ha uno sconto in percentuale vale anche su quelle. Il preventivo passa a Convertito, collegato a quell'ordine, e nell'ordine compare l'evento Preventivo importato. Se l'ordine non ha un check-in prende quello del preventivo; le note per il cliente del preventivo vanno sull'ordine solo se l'ordine non ne ha. Un preventivo Inviato non si importa: prima lo segni Accettato. Non nasce un ordine nuovo, quindi sul piano Free non conta nel limite mensile degli ordini. Lo stesso gesto si fa dall'ordine, con Importa un preventivo: vedi Ordini di lavoro.

Preventivo e ordine devono avere la stessa base dei prezzi: un preventivo con i prezzi IVA esclusa non si importa in un ordine IVA inclusa, né il contrario, perché le cifre che il cliente ha accettato cambierebbero. L'ordine compare nella finestra ma non si può scegliere: in quel caso converti il preventivo in un ordine nuovo.

Un preventivo rifiutato, scaduto o sostituito da una revisione non si converte.

Da quel momento il preventivo non è più modificabile e la riga in elenco mostra il pulsante che porta all'ordine. Sull'ordine, nella timeline delle attività, compare l'evento Ordine generato da preventivo con il riferimento e il nome di chi ha fatto la conversione.

Archiviare i preventivi chiusi#

Dopo qualche mese l'elenco dei preventivi è quasi tutto roba conclusa: rifiutati, scaduti, già diventati ordini. Archiviare li toglie di mezzo senza toccarli.

Archiviare non è cancellare e non è cambiare stato: il documento resta esattamente com'era — un accettato archiviato è ancora accettato — e per il cliente non cambia nulla. Nell'app e nell'area clienti il preventivo si vede come prima, e la ricerca per numero continua a trovarlo.

Ci sono due modi:

• uno alla volta — apri il preventivo cliccando la sua riga e premi Archivia in fondo al dettaglio (dallo stesso posto si fa Ripristina);
• in blocco — il pulsante Archivia i chiusi in cima alla pagina mette via in un colpo tutti i rifiutati, scaduti, convertiti e sostituiti che stai vedendo. Bozze, inviati e accettati non li tocca: lì c'è ancora qualcosa da fare.

Per rivederli, il filtro Archiviati in cima alla pagina. Da lì si ripristinano quando serve.

Problemi frequenti#

Il preventivo accettato diventa un ordine: il resto del lavoro è descritto in Ordini di lavoro.