Appuntamenti e check-in

Gli appuntamenti sono la parte "prima che la bici arrivi": il cliente prenota, tu confermi, assegni un meccanico e prepari la giornata. Quando la bici entra davvero in officina, comincia il check-in e da lì un ordine di lavoro.

La pagina ha tre viste — Settimana, Lista e Agenda — e un filtro per stato in cima, con il conteggio accanto a ciascuno.

Come nascono gli appuntamenti#

Un appuntamento può arrivare da tre parti:

• dal cliente, che prenota dall'app CrankPal o dal widget sul tuo sito (vedi Area clienti e widget): nasce in stato Richiesta e aspetta la tua conferma. Chi prenota riceve subito un'email di ricevuta — con l'invito ad attivare l'area clienti, se non ha ancora un account — e, quando confermi, l'email di conferma con l'invito per il calendario;
• da te, con il pulsante Nuova prenotazione: nasce già Confermata, perché la stai prendendo tu;
• da una conversazione, quando trasformi in appuntamento una richiesta arrivata in inbox.

Gli stati sono cinque: Richiesta, Confermata, In corso, Completata, Annullata. Ogni cambio di stato viene notificato all'app del cliente.

Una prenotazione può essere in officina o a domicilio. Quelle a domicilio sono marcate in modo distinto e, come vedrai fra poco, non occupano posti in officina.

La settimana a calendario#

La vista Settimana mostra sette giorni, di norma dalle 8:00 alle 19:00: se un appuntamento cade prima o dopo, la griglia si allarga per mostrarlo. I pulsanti in alto scorrono di una settimana per volta; Oggi riporta alla settimana corrente.

Sull'evento leggi ora, cliente e servizio, e chi lo fa: la barra a sinistra e le iniziali hanno il colore della persona assegnata. Il bordo tratteggiato indica un intervento a domicilio. La legenda in alto a destra ricorda i colori: azzurro le richieste, verde le confermate, giallo quelle in corso.

Due gesti fanno quasi tutto:

• Trascina un evento su un altro giorno o un'altra ora per riprogrammarlo. Il rilascio si aggancia alla fascia di quindici minuti più vicina.
• Clicca una richiesta (quelle con il punto interrogativo) per aprire la scheda con orario, durata, servizio, luogo, provenienza ed eventuali note del cliente, e decidere: Conferma appuntamento o Rifiuta.

Con il modulo Turni, nell'intestazione di ogni giorno compare il carico della giornata in percentuale, calcolato su chi è di turno e prende appuntamenti (la formazione e chi ha l'accesso in sola lettura non contano). Se le prenotazioni superano il tempo disponibile leggi overbooking in rosso; se ci sono prenotazioni ma nessuno è di turno, nessun turno. I turni si impostano in Team e turni.

L'agenda di tutte le risorse#

La vista Agenda mette insieme tutto quello che si pianifica a tempo: le persone, le risorse dell'officina (ponti, sala fitting, furgone) e il resto della giornata. Ha due modi.

• Giorno: una colonna per ogni persona, una per ogni risorsa attiva e una Da assegnare. Con il modulo Turni lo sfondo della colonna mostra quando la persona è di turno. Ci sono gli appuntamenti in officina e a domicilio, e con il ritiro e consegna attivo anche ritiri e consegne assegnati. La riga in alto raccoglie le riconsegne promesse degli ordini di lavoro e i rientri delle bici di cortesia.
• Settimana per risorsa: una riga per persona e per risorsa, una colonna per giorno, e una riga per le bici di cortesia fuori.

Trascina una card in un'altra colonna per riassegnarla: alla persona, alla risorsa, oppure in Da assegnare per togliere l'assegnazione. Trascinala in su o in giù per spostarla nel tempo: come dalla settimana, ti viene chiesto il motivo, che arriva al cliente. Il filtro Competenza mostra solo le persone di un ruolo.

Capienza e orari#

CrankPal non accetta appuntamenti a caso: la disponibilità è calcolata dalle impostazioni della scheda officina.

1. Gli orari di apertura

   Definiscono le fasce in cui si può prenotare, giorno per giorno. Un giorno senza orari è chiuso e non offre slot. Un giorno su appuntamento offre slot, ma il pubblico non lo legge come aperto; i giorni speciali valgono più della settimana per le loro date.

2. Il numero massimo di accettazioni per fascia da 15 minuti

   Dice quante bici riesci a prendere in carico contemporaneamente. La giornata è divisa in fasce da quindici minuti e ognuna ha questa capienza.

3. La durata della prenotazione occupa più fasce

   Una prenotazione da 45 minuti occupa tre fasce consecutive, e tutte e tre devono avere posto. Uno slot è proponibile solo se l'intera durata sta dentro lo stesso intervallo di apertura.

Se provi a mettere un appuntamento in una fascia piena, il salvataggio viene rifiutato con il motivo, fascia al completo con l'orario esatto. Fuori dagli orari invece puoi segnarlo lo stesso: il gestionale ti chiede di confermare che è fuori orario, e lì non contano né la capienza per fascia né i turni. Vale sia creando una prenotazione, dove per un giorno o un'ora senza slot scegli Altro orario…, sia spostandola o trascinandola nel calendario. I clienti dal portale restano dentro gli orari.

Gli interventi a domicilio fanno eccezione: non consumano capienza, perché non è la bici a entrare in officina.

Le risorse dell'officina#

In Impostazioni › Officina, sotto i parametri operativi, registri le risorse fisiche: ponti o postazioni, la sala fitting, il furgone. Ognuna ha una colonna nell'agenda e si ordina trascinandola; una risorsa disattivata resta nello storico senza comparire più.

Un servizio del listino interventi può richiedere un tipo di risorsa (colonna Risorsa). Solo allora la risorsa entra nella capienza: lo slot è libero se una risorsa di quel tipo è libera per tutta la durata, e l'appuntamento nasce su quella. Se l'officina non ha risorse attive di quel tipo, vale la capienza di sempre. Il furgone si assegna anche a ritiri e consegne, dalla pagina Ritiro & Consegna o trascinando nell'agenda: lì non conta come capienza, perché un giro fa più tappe nella stessa fascia.

La vista lista#

La vista Lista è la stessa selezione in forma di tabella: data e ora, cliente, servizio, dove (in officina o a domicilio), meccanico, stato.

Qui fai due cose che nel calendario non puoi:

• assegnare il meccanico con il menu a tendina nella colonna omonima, per ogni prenotazione non ancora annullata o completata;
• confermare o rifiutare le richieste con i pulsanti a fine riga.

Il check-in della bici#

Il check-in è il momento in cui la bici passa dalle mani del cliente alle tue. Non si fa dal calendario: si fa dall'ordine di lavoro, nel riquadro Check-in accettazione.

1. Fotografa la bici

   Fino a quattro foto. Da smartphone il pulsante apre direttamente la fotocamera.

2. Scrivi i difetti preesistenti

   Graffi, sella consumata, cerchio ammaccato. È il campo che ti evita la discussione alla riconsegna.

3. Concorda l'importo massimo per gli extra

   Sotto quella cifra le lavorazioni impreviste si intendono pre-autorizzate e al cliente arriva solo una notifica; sopra, servirà la sua approvazione. Vedi Approvazioni ricambi.

4. Fai leggere e accettare i termini

   Il riquadro mostra le clausole di accettazione con il numero di versione. Se hai scritto termini personalizzati per la tua officina, compaiono quelli.

5. Fai firmare sullo schermo

   Il cliente firma con il dito o con il mouse. Senza firma, senza spunta sui termini e senza l'importo massimo il check-in non si salva.

6. Leggi il contachilometri (facoltativo)

   Se la bici ha un display o un ciclocomputer, leggi il numero e scrivilo nel campo Km sul contachilometri. Calibra la previsione d'usura della bici anche per i clienti che non registrano mai le uscite (vedi le bici).

Quello che salvi resta congelato sull'ordine: foto, difetti, firma, versione dei termini accettati e importo concordato, con data, ora e nome di chi ha fatto l'accettazione. L'importo concordato diventa la soglia valida per tutto l'ordine.

Dall'intestazione dell'ordine puoi stampare l'etichetta QR da appendere alla bici: inquadrandola con un telefono si apre la scheda di quell'ordine, senza cercarlo.

Gli appuntamenti nel tuo calendario#

Gli appuntamenti si possono vedere anche in Google Calendar, nel Calendario di Apple o in Outlook, con un link in sola lettura. Lo crei in Impostazioni › Account, nel riquadro Gli appuntamenti nel tuo calendario.

• Il tuo calendario contiene i tuoi appuntamenti, i ritiri e le consegne assegnati a te, le riconsegne dei tuoi ordini e, con il modulo Turni, i tuoi turni. Lo può creare chiunque dello staff, anche un collaboratore esterno dalla sua area.
• I calendari dell'officina sono solo per gli amministratori: l'agenda intera, oppure quella di una persona o di una risorsa. In Google ognuno diventa un calendario col suo colore, cioè la stessa vista mista dell'agenda.

Il link si vede una volta sola, quando lo crei: copialo subito. In Google si aggiunge da Altri calendari › Da URL; nel Calendario di Apple basta Aggiungi al Calendario di Apple. Chi ha il link vede il calendario: se finisce dove non deve, Rigenera ne fa uno nuovo e spegne il vecchio, Revoca lo spegne e basta. Il link smette di funzionare da solo se la persona che l'ha creato viene disattivata o se l'officina è sospesa.

Nel calendario ci sono il servizio, la bici e il nome del cliente con l'iniziale del cognome; telefono ed email mai. L'indirizzo compare solo sulle visite a domicilio, e solo nel calendario personale di chi le fa. Con il link dell'officina questi dati arrivano al servizio di calendario che scegli, per scelta dell'officina: se non vuoi, attiva Senza nomi dei clienti.

Il calendario è in sola lettura: gli appuntamenti si spostano da CrankPal. Google lo rilegge con tempi suoi, spesso a distanza di ore; il Calendario di Apple sul Mac lascia scegliere ogni quanto.

Problemi frequenti#

Fatto il check-in, il lavoro vero comincia negli ordini di lavoro.